Manajemen Industri

Pendekatan tentang pembagian tugas menyebutkan bahwa ada pembagian tugas yang dikelompokkan berdasarkan suatu klasifikasi yaitu:

a) Dari atas ke bawah

b) Dari bawah ke atas

c) Lantas kerjaan.

Yang pertama yaitu menghimpun seluruh pekerjaan di atas kemudian turun ke bawah.

Yang kedua mengelompokkan orang ke dalam tugas pekerjaan kemudian menghimpun tugas-tugas ke dalam seksi-seksi. Dan yang ketiga mengikuti pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan jenjang organisasi yang bersangkutan. Di dalam proses yang ketiga, setiap langkah pekerjaan digariskan berikut nama unit dan petugas yang akan melaksanakannya.

Hampir disetiap perusahaan terdapat tiga dasar kegiatan produksi, yaitu: memproduksi, menjual, dan membiayai. Walaupun kadang-kadang indentitas seperti tidak jelas, namun tetap ada karena fungsinya memang penting bagi operasi dan kelangsungan hidup perusahaan. Fungsi-fungsi tersebut dapat dijadikan berbagai bagian dari perusahaan. Pemanfaatannya terutama sekali tergantung dari sifat dan jumlah pekerjaannya, tersedianya orang-orang yang mengerjakannya dan spesialisasi tugasnya.

Pembagian pekerjaan dapat diselesaikan dengan:

Fungsi. Kegiatan yang biasa atau sejenis ditempatkan di dalam suatu unit organisasi yang biasa. Sisttem pembagian tugas sesuai fungsinya merupakan cara yang ciasa diterapkan; mudah dipahami bahw cara tersebut sering digunakan dibandingkan cara-cara yang lain.

Tugas-tugas operasi dan pelayanan. Tugas-tugas operasi dilaksanakan ileh unit-unit dimana pekerjaan langsung berhubungan dengn produk yang akan dihasilkan. Unit-unit tersebut dapat dialokasikan ke dalam areal-areal atau fasilitas fisik yang berbeda dan umumnya dibagi menjadi unit-unit utusan atau pembantu. Unit pelayanan merupakan unit kerja yang membantu percepatan pekerjaan pada unit operasi. Cara pembagian tugas tersebut dapat lebih baik memanfaatkan tenaga anggota manajer, karena: (a) prioritas diberikan kepada tugas-tugas yang penting, (b) pengetahuan teknis yang ada dapat lebih banyak dimanfaatkan dan (c) perhatian manajerial dicurahkan secukupnya kepada produksi dan kebutuhannya.

Contohnya terdapat di dalam ”Toserba” dan fasilitas-fasilitas untuk pinjaman-pinjaman komersiil dan pribadi pada organisasi-organisasi bank.

Produk. Suatu tingkat spesialisasi agar ditimbulkan oleh pembagian tugas menurutproduk yang akan dihasilkan. Selanjutnya, pengetahuan yang bersifat khusus tentang suatu produk dapat dikembangkan secara lebih efektif. Contoh tentang pembagian tugas pengurusan berbagai barang-barang niaga di dalam suatu toko serba ada dan fasilitas untuk pengurangan kredit-kredit komersial dan kredit-kredit pribadu du dakam orang bank.

Wilayah. Pembagian pekerjaan atas dasar wilayah, merupakan cara yang populer di dalam organisasi, penjualan. Sistem tersebut memungkinkan petugas penjualan untuk mengurangi waktu dan biaya perjalanan dan memungkinkan petugas untuk lebih mengetahui kondisi-kondisi setempat. Memang ada beberapa duplikasi fungsi, tetapi pemindahan petugas-petugas penjualan tetap dilakukan dan mereka digunakan untuk mengawasi unit-unit organisasi teritorial.

Langganan. Pembagian pekerjaan sesuai dengan jenis langganan dilakukan terutama untuk memberikan pelayanan yang lebih baik, misalnya dibagian pakaian anak-anak. Pembagian pekerjaan seperti itu sangat efektif apabila produknya populer dan dijual melalui berbagai sarana.

Proses. Pembagian pekerjaan sesuai proses terutama ditentukan oleh fasilitas teknis dan bersifat logis; biasanya diterapkan ditingkat operasional. Tiga pola proses meliputi bidang:

§ Seri. Produk bergerak melalui saluran tunggal dan mencapai penyelesaian secara bertahap. Setiap tahap dikerjakan oleh pegawai-pegawai yang berbeda.

§ Paralel. Pelaksanaan kerja yang dilakukan secara bersaing melalui berbagai tahapan oleh pegawai yang bersama.

§ Unit perakitan. Pelaksanaan tahap-tahap pekerjaan secara simultion oleh berbagai pegawai sesuai dengan sekuensi arus pekerjaan.

Tim Tugas. Suatu proyek khusus atau blok pekerjaan yang ditugaskan kepada kelompok kerja yang bekerja sebagai unit yang mampu bekerja sendiri karena mempunyai keahlian untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Tim tersebut biasanya bekerja sampai proyeknya selesai dikerjakan, kemudian mendapat tugas baru. Pelaksanaan kerja seperti itu bersifat kebalikan dari pembagian tugas pada umumnya dan agak terpisah dari unit-unit organisasi. Pengorganisasian tugas seperti itu kadang-kadang juga disebut pengorganisasian proyek.

Matriks. Salah satu cara kerja yang baru ialah dengan pembagian kerja secara matriks yang menganut pengawasan ganda; misalnya satu atas dasar teknis (secara vertikal pada bagian organisasi) dan satu lagi atas dasar manajer (horisontal). Membuat pola kerja yang sama dengan gambar berkotak dapat memberi keluwesan, orientasi teknis dan bentuk berimbang dari organisasi yang bersangkutan. Organisatornya bebas untuk memakai cara pembagian tugas yang manapun juga. Pada umumnya dipakai; sistem ”fungsi” untuk tingkatan teratas dari organisasi dan sistem ”proses” oleh tongkatan bawah. Namun harus diingat bahwa manusia merupakan unsur penting di dalam organisasi.

Kita tidak dapat mengadakan pembagian tugas dengan sukses jika hanya semata-mata didasarkan pada pekerjaan itu sendiri.

Nilai-nilai sosial dari orang-orang yang terlibat didalamnya juga harus diperhitungkan. Misalnya tradisi, keyakinan dan perbedaan pribadi juga harus diperhatikan sewaktu mengadakan pilihan dalam mengadakan pembagian tugas.

Selama dekade titik berat pengorganisasian dititik beratkan pada (a) menyempurnakan usaha-usaha kelompok menjadi suatu unit, dan (b) memperluas tugas-tugas perorangan.

Pada yang pertama, banyak pekerjaan dilaksanakan oleh kelompok sambil mengusahakan peningkatan produktivitas dan kepuasan anggota-anggota kelompok, hal mana menjadi perhatian dalam mengadakan pengorganisasian. Apabila kita ingin mengkonsentrasikan diri pada kegiatan perorangan, maka kita akan mengabaikan sumber yang paling bermanfaat di dalam penyempurnaan organisasi yakni penyelesaian tugas oleh kelompok.

Lagi pula, semakin banyak pengetahuan dan pengertian terhadap implikasi pribadi dan sosial tentang masalah pengorganisasian, maka semakin besar pula tercapai team wok yang baik. Dari hasil riset diketahui bahwa spesialisasi pekerjaan dapat diterapkan terutama apabila perhatian pegawai terhadap pekerjaan sudah pudar, atau keinginan untuk menyelesaikan pekerjaan sudah berkurang. Pengaruh-pengaruh negatif tersebut dapat dihindarkan dengan memperluas varietas pekerjaan dan menghilangkan konsentrasi pada tugas-tugas yang bersifat tunggal. Usaha tersebut juga disebut perluasan tugas. Perhatikan bahwa probelma manajerial untuk mengkoordinasi berbagai macam tugas dapat diperingan oleh perluasan tugas tersebut. Walaupun demikian sesungguhnya tidak ada pola yang pasti yang dapat digunakan oleh seorang manajer untuk memecahkan persoalan di dalam setiap pengorganisasian manajer tersebut harus menentukan apakah kebutuhan sesuai keadaan dan dia harus berusaha untuk memberikan kepuasan kepada mereka. Tujuannya ialah mencari komposisi yang terbaik dengan mempertimbangkan berbagai faktor, antara lain: membantu koordinasi, memperlancar pengawasan, manfaat spesialisasi, penghematan biaya, penekanan pada hubungan antar manusia.