Manajemen Industri

Pendekatan tentang pembagian tugas menyebutkan bahwa ada pembagian tugas yang dikelompokkan berdasarkan suatu klasifikasi yaitu:

a) Dari atas ke bawah

b) Dari bawah ke atas

c) Lantas kerjaan.

Yang pertama yaitu menghimpun seluruh pekerjaan di atas kemudian turun ke bawah.

Yang kedua mengelompokkan orang ke dalam tugas pekerjaan kemudian menghimpun tugas-tugas ke dalam seksi-seksi. Dan yang ketiga mengikuti pelaksanaan pekerjaan sesuai dengan jenjang organisasi yang bersangkutan. Di dalam proses yang ketiga, setiap langkah pekerjaan digariskan berikut nama unit dan petugas yang akan melaksanakannya.

Hampir disetiap perusahaan terdapat tiga dasar kegiatan produksi, yaitu: memproduksi, menjual, dan membiayai. Walaupun kadang-kadang indentitas seperti tidak jelas, namun tetap ada karena fungsinya memang penting bagi operasi dan kelangsungan hidup perusahaan. Fungsi-fungsi tersebut dapat dijadikan berbagai bagian dari perusahaan. Pemanfaatannya terutama sekali tergantung dari sifat dan jumlah pekerjaannya, tersedianya orang-orang yang mengerjakannya dan spesialisasi tugasnya.

Pembagian pekerjaan dapat diselesaikan dengan:

Fungsi. Kegiatan yang biasa atau sejenis ditempatkan di dalam suatu unit organisasi yang biasa. Sisttem pembagian tugas sesuai fungsinya merupakan cara yang ciasa diterapkan; mudah dipahami bahw cara tersebut sering digunakan dibandingkan cara-cara yang lain.

Tugas-tugas operasi dan pelayanan. Tugas-tugas operasi dilaksanakan ileh unit-unit dimana pekerjaan langsung berhubungan dengn produk yang akan dihasilkan. Unit-unit tersebut dapat dialokasikan ke dalam areal-areal atau fasilitas fisik yang berbeda dan umumnya dibagi menjadi unit-unit utusan atau pembantu. Unit pelayanan merupakan unit kerja yang membantu percepatan pekerjaan pada unit operasi. Cara pembagian tugas tersebut dapat lebih baik memanfaatkan tenaga anggota manajer, karena: (a) prioritas diberikan kepada tugas-tugas yang penting, (b) pengetahuan teknis yang ada dapat lebih banyak dimanfaatkan dan (c) perhatian manajerial dicurahkan secukupnya kepada produksi dan kebutuhannya.

Contohnya terdapat di dalam ”Toserba” dan fasilitas-fasilitas untuk pinjaman-pinjaman komersiil dan pribadi pada organisasi-organisasi bank.

Produk. Suatu tingkat spesialisasi agar ditimbulkan oleh pembagian tugas menurutproduk yang akan dihasilkan. Selanjutnya, pengetahuan yang bersifat khusus tentang suatu produk dapat dikembangkan secara lebih efektif. Contoh tentang pembagian tugas pengurusan berbagai barang-barang niaga di dalam suatu toko serba ada dan fasilitas untuk pengurangan kredit-kredit komersial dan kredit-kredit pribadu du dakam orang bank.

Wilayah. Pembagian pekerjaan atas dasar wilayah, merupakan cara yang populer di dalam organisasi, penjualan. Sistem tersebut memungkinkan petugas penjualan untuk mengurangi waktu dan biaya perjalanan dan memungkinkan petugas untuk lebih mengetahui kondisi-kondisi setempat. Memang ada beberapa duplikasi fungsi, tetapi pemindahan petugas-petugas penjualan tetap dilakukan dan mereka digunakan untuk mengawasi unit-unit organisasi teritorial.

Langganan. Pembagian pekerjaan sesuai dengan jenis langganan dilakukan terutama untuk memberikan pelayanan yang lebih baik, misalnya dibagian pakaian anak-anak. Pembagian pekerjaan seperti itu sangat efektif apabila produknya populer dan dijual melalui berbagai sarana.

Proses. Pembagian pekerjaan sesuai proses terutama ditentukan oleh fasilitas teknis dan bersifat logis; biasanya diterapkan ditingkat operasional. Tiga pola proses meliputi bidang:

§ Seri. Produk bergerak melalui saluran tunggal dan mencapai penyelesaian secara bertahap. Setiap tahap dikerjakan oleh pegawai-pegawai yang berbeda.

§ Paralel. Pelaksanaan kerja yang dilakukan secara bersaing melalui berbagai tahapan oleh pegawai yang bersama.

§ Unit perakitan. Pelaksanaan tahap-tahap pekerjaan secara simultion oleh berbagai pegawai sesuai dengan sekuensi arus pekerjaan.

Tim Tugas. Suatu proyek khusus atau blok pekerjaan yang ditugaskan kepada kelompok kerja yang bekerja sebagai unit yang mampu bekerja sendiri karena mempunyai keahlian untuk melaksanakan pekerjaan tersebut. Tim tersebut biasanya bekerja sampai proyeknya selesai dikerjakan, kemudian mendapat tugas baru. Pelaksanaan kerja seperti itu bersifat kebalikan dari pembagian tugas pada umumnya dan agak terpisah dari unit-unit organisasi. Pengorganisasian tugas seperti itu kadang-kadang juga disebut pengorganisasian proyek.

Matriks. Salah satu cara kerja yang baru ialah dengan pembagian kerja secara matriks yang menganut pengawasan ganda; misalnya satu atas dasar teknis (secara vertikal pada bagian organisasi) dan satu lagi atas dasar manajer (horisontal). Membuat pola kerja yang sama dengan gambar berkotak dapat memberi keluwesan, orientasi teknis dan bentuk berimbang dari organisasi yang bersangkutan. Organisatornya bebas untuk memakai cara pembagian tugas yang manapun juga. Pada umumnya dipakai; sistem ”fungsi” untuk tingkatan teratas dari organisasi dan sistem ”proses” oleh tongkatan bawah. Namun harus diingat bahwa manusia merupakan unsur penting di dalam organisasi.

Kita tidak dapat mengadakan pembagian tugas dengan sukses jika hanya semata-mata didasarkan pada pekerjaan itu sendiri.

Nilai-nilai sosial dari orang-orang yang terlibat didalamnya juga harus diperhitungkan. Misalnya tradisi, keyakinan dan perbedaan pribadi juga harus diperhatikan sewaktu mengadakan pilihan dalam mengadakan pembagian tugas.

Selama dekade titik berat pengorganisasian dititik beratkan pada (a) menyempurnakan usaha-usaha kelompok menjadi suatu unit, dan (b) memperluas tugas-tugas perorangan.

Pada yang pertama, banyak pekerjaan dilaksanakan oleh kelompok sambil mengusahakan peningkatan produktivitas dan kepuasan anggota-anggota kelompok, hal mana menjadi perhatian dalam mengadakan pengorganisasian. Apabila kita ingin mengkonsentrasikan diri pada kegiatan perorangan, maka kita akan mengabaikan sumber yang paling bermanfaat di dalam penyempurnaan organisasi yakni penyelesaian tugas oleh kelompok.

Lagi pula, semakin banyak pengetahuan dan pengertian terhadap implikasi pribadi dan sosial tentang masalah pengorganisasian, maka semakin besar pula tercapai team wok yang baik. Dari hasil riset diketahui bahwa spesialisasi pekerjaan dapat diterapkan terutama apabila perhatian pegawai terhadap pekerjaan sudah pudar, atau keinginan untuk menyelesaikan pekerjaan sudah berkurang. Pengaruh-pengaruh negatif tersebut dapat dihindarkan dengan memperluas varietas pekerjaan dan menghilangkan konsentrasi pada tugas-tugas yang bersifat tunggal. Usaha tersebut juga disebut perluasan tugas. Perhatikan bahwa probelma manajerial untuk mengkoordinasi berbagai macam tugas dapat diperingan oleh perluasan tugas tersebut. Walaupun demikian sesungguhnya tidak ada pola yang pasti yang dapat digunakan oleh seorang manajer untuk memecahkan persoalan di dalam setiap pengorganisasian manajer tersebut harus menentukan apakah kebutuhan sesuai keadaan dan dia harus berusaha untuk memberikan kepuasan kepada mereka. Tujuannya ialah mencari komposisi yang terbaik dengan mempertimbangkan berbagai faktor, antara lain: membantu koordinasi, memperlancar pengawasan, manfaat spesialisasi, penghematan biaya, penekanan pada hubungan antar manusia.

Directing merupakan suatu kegiatan untuk mengintegrasikan usaha-usaha anggota-anggota dari suatu kelompok, sehingga melallui tugas-tugas mereka dapat terpenuhi tujuan-tujuan pribadi dan kelompoknya. Semua usaha kelompok menghendaki pengarahan apabila ingin secar sukses mencapai tujuan akhir kelompok tersebut.

Setiap anggota kelompok harus memiliki informasi yang diperlukan untuk menyelesaikan suatu tugas. Untuk maksud tersebut maka rencana-rencana yang sudah dibuat diberitahukan kepada semua anggota dalam bentuk instruksi dan perintah yang disampaikan secara resmi.

Pengarahan yang baik bukanlah suatu kediktatoran. Para pekerja mengharapkan dapat diberikan informasi-informasi yang diperlukan mengenai jumlah, kualitas dan batas waktu yang diperkenankan untuk pekerjaan tersebut.

Diharapkan bahwa informasi tersebut bersifat pasti dan lengkap, namun ringkas, sehingga ketentuan-ketentuan tugas berada dalam keahlian dan kemampuan orang yang melaksanakannya dan fasilitas yang tersedia adalah yang terbaik yang dapat diusahakaan oleh perusahaan.

Adat dan kebiasaan berpengaruh pada semua bentuk pengarahan. Sebagaimana biasa tugas-tugas yang akan dilaksanakan dipecah kedalam serangkaian tugas-tugas rutin; biasanya dengan cara kerja sama tugas-tugas dapat diselesaikan. Pengarahan dapat berupa suatu tugas rutin, perintah tugas berulang misalnya: ‘sediakan sepuluh unit FM-99 untuk segera dikapalkan ke Dallas”

Sebaiknya apabila mengarahkan suatu tugas yang baru, maka manajer harus memberikan arah secara penuh. Partisipasi para pegawai, komunikasi yang memadai, dan kepemimpinan yang kuat merupakan dasar-dasar untuk mengarahkan.

Manajer adalah bagian dari kelompok kerja; juga dikatakan bahwa manajer merupakan bagian dari bawahan. Manajer merupakan pejabat sumber daya yang dapat dimanfaatkan. Ia harus memilih dan mengintgrasikan mereka untuk melaksanakan pekerjaan yang dihadapi. Biasanya hal tersebut relative tidak pelik apabila menyangkut bangunan, mesin, dan modal; akan tetapi bagi manusia pengarahan yang diperlukan dan hal ini merupakan suatu masalah yang lebih kompleks. Manajer mempunyai pengaruh yang benar untuk mempengaruhi sikap anggota kelompok. Sifat, kepercayaan, dan sikap dari manajer terhadap anggota kelompok akan dinilai oleh bawahannya dan akan mempengaruhi efektivitas manajer dalam memberikan pengarahan kepada mereka.

Manajer harus memperoleh rasa hormat dari para pengamat dan bawahannya. Peranan yang diharapkan dari manajer berbeda dari pada peranan anggota kelompoknya.

Manajer lebih banyak mengetahui tentang kebijaksanaan perusahaan, ia lebih dahulu mengetahui perubahan-perubahan yang akan terjadi dan memiliki atau sekurang-kurangnya harus memiliki pengalaman yang lebih luas. Manajer juga berdiri terpisah dari kelompok karena merekalah yang menentukan. Sekurang-kurangnya tentang siapa-siapa yang mendapatkan tugas-tugas, siapa yang dipromosikan, siapa yang dipecat dan siapa yang mendapatkan kenaikan gaji.

Memberi pengarahan yang efektif dapat dilaksanakan oleh seseorang untuk satu kelompok. Biasanya manajer yang melakukannya, karena ia:

• Mengetahui bawahan
• Mengetahui keahlian dan kemampuannya
• Mengerti akan kapasitas dan keinginan-keinginannya
• Mengetahui apa yang dapat dihasilkan dan
• Telah mengamati sikap hidupnya.

Dengan semua latar belakang tersebut, manajer akan mampu untuk memilih teknik memberikan pengarahan untuk mengambil langkah-langkah yang efektif dalam menunjang pengarahan yang penting. Hal tersebut dapat terlihat pada pengarahan pegawai baru, akan tetapi dapat berlaku sama bagi pegawai yang sudah lama bekerja.

Pegawai baru dapat diberikan penerangan singkat tentang keadaan fisik dan lingkungan dari tempat kerja. Informasi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dengan baik dan bagaimana cara untuk menyampaikannya merupakan keputusan-keputusan yang diambil oleh manajer. Biasanya termasuk didalamnya adalah:

• Tempat peralatan yang tepat didalam kantor atau pabrik
• Indentifikasi bagian-bagian yang utama
• Suatu uraian tugas
• Hubungan antara pekerjaan yang satu dengan yang lain di dalam unit organisasi atau, dalam hal-hal tertentu, pekerjaan-pekerjaan di dalam perusahaan.
• Saran-saran tentang cara membuat laporan-laporan yang dibutuhkan dan
• Informasi tentang cara mengadakan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas yang Semarang.

Bila terjadi suatu kontak yang agak luas dengan pegawai-pegawai lain, maka hubungan tersebut juga dijelaskan dan terjadi pengenalan pribadi diantara semua pihak.

Selanjutnya, bila membutuhkan bantuan pelayanan, pegawai baru itu perlu mengetahui bentuk-bentuk pelayanan tersebut dan cara memanfaatkan. Juga diperlukan orientasi bagi para pegawai yang sudah cukup lama bekerja di perusahaan tersebut.

Penemuan-penemuan baru dan perubahan produksi, metode dan organisasi memerlukan orientasi terus menerus. Akan tetapi hal tersebut tidaklah mudah. Atasan akan mengabaikan kelanjutan orientasi karena kegiatan lain seolah-olah lebih penting atau atasan sibuk atau takut mendapatkan responsi dan hasil yang kurang baik. Para pegawai cenderung mempunyai angan-angan yang berbeda dan tidak mudah diteliti.

Yang penting, bawahan harus tetap memberitahukan segala sesuatunya kepada atasan mereka, apabila tidak atasan akan terhalang dalam usaha memberikan pengarahan. Untuk maksud tersebut, umumnya dibuat laporan-laporan dan diadakan pertemuan-pertemuan namun seringkali tidak mencukupi.

Walau demikian, biasanya perintah dinyatakan secara informal di dalam bahasa yang bukan perintah seperti ” marilah kita segera lanjutkan merevisi rencana kerja kita” biasanya terjadi hubungan pribadi antara pemberi perintah dengan penerimanya dan datangnya selalu dari atasan kepada bawahan. Untuk lengkapnya, perintah tersebut memberitahukan apa yang harus dikerjakan, siapa yang mengerjakan,, dan kapan pekerjaan itu harus dikerjakan, di mana, dan bagaimana serta mengapa demikian. Sebaiknya perintah tersebut harus dinyatakan sejelas mungkin agar dapat dimengerti, semata-mata sesuai dengan tujuannya.

Perintah-perintah dapat berupa Lisan atau tulisan, tergantung dari:

• Tingkat kepercayaan antara pemberi perintah dan penerimanya
• Hubungan tatap muka dalam organisasi
• Keperluan akan dokumen untuk referensi di masa yang akan datang.

Pada beberapa perusahaan, perintah-perintah lisan yang berurusan dengan subyek-subyek pintang, diulang kembali oleh penerima perintah untuk meyakinkan kelengkapan dan ketepatannya. Demikian pula perintah-perintah lisan dapat dikonfirmasi secara tertulis apabila penyampaiannya harus diferivikasi dan menjadi dokumentasi.

Sekali perintah telah dikeluarkan, maka pemberi perintah harus melihat apakah perintah terseebut dilaksanakan antau diabaikan. Cara-cara seperti itu menunjukkan manajemen yang baik. Adalah sangat bijaksana untuk memperkenankan adanya variasi dalam memelihara dan melengkapi perintah-perintah tersebut. Untuk setiap bidang operasi, sebaiknya penerima perintah diberi perintah-perintah hanya dari satu sumber saja. Kelebihan perintah akan membingungkan dan menjadi sia-sia. Urgensi perintah harus jelas dan keyakinan terhadap arti dan tujuan sangat diperlukan. Untuk mendapatkan kepercayaan terhadap suatu perintah diperlukan suatu keterangan cermat yang menjelaskan ”alasan dari penugasan tersebut”.

Di dalam memberikan pengarahan, juga digunakan instruksi-instruksi yang menunjang pengetahuan tentang aspek untuk melaksanakan tugas tertentu. Demikian pula, untuk dapat mengikuti tujuannya maka diliput berbagai situasi, diberi data yang terperinci dan urutan langkah-langkah yang harus ditempuh.

Instruksi-instruksi yang sulit dituliskan dan banyak memakan waktu. Walaupun demikian, instruksi-instruksi semakin banyak digunakan, terutama karena:

• Memungkinkan penerima melanjutkan pekerjaan yang telah disetujui
• Informasi teknik kerja dapat ditetapkann dan distandarisasi
• Menjamin kesamaan produk
• Mendorong indoktrinasi dan pengembangan personal.

Metode dan pendekatan yang ingin digunakan oleh seorang manajer di dalam usahanya untuk mengarahkan bawahan, harus berpengaruh terhadap kelompoknya.